L’autonomie de gestion des directeurs financiers de CPAS

Question écrite à Paul FURLAN, Ministre des Pouvoirs locaux, de la Ville, du Logement et de l’Energie, sur l’autonomie de gestion des directeurs financiers de CPAS.

Je souhaite à nouveau aborder la question du contrôle actuel des directeurs financiers de CPAS, en dehors du contexte précipité dû à la situation de Tournai. Monsieur le Ministre peut-il nous repréciser l’autonomie de gestion dont bénéficient les directeurs financiers de CPAS, ainsi que les filtres de contrôles ? Le décret du 18 septembre 2013 ne crée-t-il pas une disparité de pouvoir de signature et d’autonomie de gestion entre les directeurs financiers communaux et de CPAS ? Toutes les factures font-elles l’objet d’une contresignature par le président de CPAS ou son délégué, ou bien le directeur financier est-il « seul maître en matière de paiement » ? Quelle est la procédure légale ?

Réponse de M. Paul Furlan : Contrairement à ce que semble affirmer l’Honorable Membre, les décrets du 18 septembre 2013 ne créent nullement de disparité de pouvoir et d’autonomie de gestion entre les directeurs financiers communaux et de CPAS. La procédure ainsi que le rôle du directeur financier au sein des communes et des CPAS sont parfaitement similaires.

Je rappelle que pour qu’une dépense puisse être payée, certaines formalités doivent être respectées. Les phases d’exécution d’une dépense au sein d’un CPAS sont les suivantes :

1° Prévision budgétaire – inscription du crédit

Les dépenses doivent faire l’objet d’une inscription au budget du CPAS (« crédit budgétaire de dépense »). C’est le Conseil de l’action sociale lors du vote du budget qui est l’autorité compétente à ce niveau. Cette première étape est donc la prévision budgétaire. Pour rappel, ce crédit doit être exécutoire, c’est-à-dire qu’il doit, avec tout le budget, avoir été approuvé par l’autorité de tutelle.

À ce propos, il ne faut pas oublier l’article 4 du Règlement général de la comptabilité communale, tel qu’adapté aux CPAS, qui prévoit que tous les procès-verbaux du Conseil et du bureau permanent sont immédiatement notifiés au Directeur financier et que toute décision de l’autorité de tutelle est communiquée par le Bureau permanent au Conseil et au Directeur financier.

Rappelons aussi l’article 46 de la loi organique du 8 juillet 1976 relatif à l’avis de légalité écrit préalable et motivé du Directeur financier sur tout projet de décision du conseil de l’action sociale, du bureau permanent, du président ou de l’organe qui a reçu éventuellement délégation du conseil ayant une incidence financière ou budgétaire égale ou supérieure à 22 000 euros.

2° Engagement

L’engagement d’une dépense est l’opération qui réserve tout ou partie d’un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Elle procède d’une obligation résultant de la loi, d’une convention ou d’une décision unilatérale de l’autorité du CPAS. L’engagement mentionne le nom du créancier ou de l’ayant droit, le montant présumé, ainsi que l’exercice et l’article budgétaire. Le Conseil de l’action sociale (ou le bureau permanent en cas de délégation) est seul habilité à procéder à des engagements de dépenses (y compris sans qu’aucun crédit budgétaire n’ait été prévu suivant une procédure particulière nécessitée par l’urgence).

L’engagement d’une dépense peut être effectué à titre provisoire si le Conseil de l’action sociale (ou le bureau permanent en cas de délégation) décide de réserver tout ou partie d’un crédit budgétaire à l’exécution d’une obligation prévisible du CPAS. Dans ce cas, cet engagement provisoire est acté dans les articles budgétaires, il est remplacé en tout ou en partie par un engagement définitif et, en tout cas, annulé à la clôture de l’exercice.

Dans la pratique, l’engagement est conclu lorsque le Conseil de l’action sociale (ou le bureau permanent en cas de délégation) attribue un marché public et/ou émet un bon de commande vers un fournisseur.

3° Enregistrement d’une facture entrante

Les factures sont visées pour réception par l’agent chargé du contrôle des fournitures ou des services prestés. La facture vérifiée et visée pour réception est ensuite transmise au Directeur financier, avec tous les documents justificatifs, pour être imputée à l’article budgétaire concerné.

4° Imputation comptable

L’imputation consiste, pour le Directeur financier, à enregistrer les factures aux comptes budgétaires et généraux (donc en comptabilité budgétaire). L’imputation aux comptes généraux et comptes particuliers dans la compatibilité générale se fait automatiquement via le chaînage entre le code économique de l’article budgétaire et le compte général qui s’y rapporte dans la comptabilité budgétaire.

5° Ordonnancement et mandatement

À l’échéance, la facture est transmise au Conseil de l’action sociale (ou au bureau permanent en cas de délégation) pour être ordonnancée et mandatée. L’ordonnancement est une opération qui consiste pour le Conseil de l’action sociale (ou le bureau permanent en cas de délégation) à ordonner la liquidation d’une somme à une personne ou une entreprise nommément désignée. Cette mesure reconnait donc l’exactitude de la dette due.

L’ordonnancement des dépenses exige une décision régulière du Conseil de l’action sociale (ou du bureau permanent en cas de délégation). Le mandatement est l’établissement des mandats de paiement à transmettre au Directeur financier en exécution de l’ordonnancement, avec leurs justificatifs en annexe. Le mandat de paiement est l’ordre écrit donné au Directeur financier de procéder au paiement. Il s’agit donc d’une simple mesure d’exécution qui notifie au Directeur financier l’ordre de payer.

Le mandat doit comporter certaines mentions obligatoires telles que la date d’émission, l’exercice en cours, l’article du budget, l’exercice d’origine, la nature de la dépense, l’ayant droit, la somme à payer, etc. Les mandats sur la caisse du CPAS ordonnancés par le Conseil de l’action sociale (ou par le bureau permanent en cas de délégation) doivent être revêtus de la signature du Président ainsi que du contreseing du Directeur général du CPAS.

Certaines dépenses peuvent être liquidées sans mandats tels que :
– les prélèvements d’office que les organismes financiers effectuent sur les comptes courants du CPAS.
– les dépenses minimes acquittées par les fonctionnaires détenteurs d’une provision à cet effet.
– les sommes versées en faveur de tiers qui transitent par le budget pour ordre.

6° Paiement

En possession du mandat de paiement, le Directeur financier doit procéder au paiement.

Si le Directeur financier estime qu’il ne peut exécuter le mandat, il le renvoie au conseil de l’action sociale (ou au bureau permanent en cas de délégation) en indiquant les raisons du refus.

En application de l’article 64 du Règlement général de la comptabilité communal tel qu’adapté aux CPAS, le Directeur financier renvoie au Conseil de l’action sociale (ou au bureau permanent en cas de délégation) en effet tout mandat:
1° dont les documents sont incomplets ou que leurs éléments ne cadrent pas avec les pièces jointes ;
2° portant des ratures ou surcharges non approuvées;
3° non appuyés des pièces justificatives ou lorsque les pièces justificatives des fournitures, travaux ou prestations diverses ne relatent pas soit les approbations nécessaires, soit les visas de réception ou de certification attestant la réalité de la créance ou le service fait et accepté;
4° dont la dépense est imputée sur des allocations qui lui sont étrangères;
5° lorsque le budget ou les délibérations ouvrant des crédits spéciaux prévoyant la dépense n’est point susceptible d’être payée dans la limite des crédits provisoires autorisés ou de crédits ouverts conformément à l’article 88, § 2, alinéas 2 et 3, de la loi organique du 8 juillet 1976;
6° lorsque la dépense excède le disponible des allocations afférentes du budget;
7° lorsque la dépense en tout ou partie a déjà fait l’objet d’une liquidation antérieure;
8° lorsque la dépense est contraire aux lois, aux règlements ou aux décisions du conseil de l’action sociale.

L’article 60 du Règlement général de la comptabilité communale tel qu’adapté aux CPAS prévoit qu’en cas d’avis défavorable du Directeur financier (tel que prévu à l’article 46 de loi organique du 8 juillet 1976) ou en cas de renvoi du mandat jugé irrégulier par le Directeur financier, le Conseil de l’action sociale (ou le bureau permanent en cas de délégation) peut décider, sous sa responsabilité, que la dépense doit être imputée et exécutée. La délibération motivée du Conseil de l’action sociale (ou du bureau permanent en cas de délégation) est jointe au mandat de paiement.

Lorsqu’il s’agit d’une délibération du bureau permanent en cas de délégation, information en est donnée immédiatement au Conseil de l’action sociale et le bureau permanent peut également décider de soumettre sa décision à la ratification du Conseil de l’action sociale à sa plus prochaine séance.

La réforme du statut des titulaires des grades légaux n’a pas eu pour effet de modifier fondamentalement les procédures, mais un de ses aspects fondamentaux est l’élargissement du rôle du Directeur financier. En effet, il n’est plus seulement comptable du CPAS. De par la réforme, il en a été fait le « gardien » de la légalité et de la logique économique et financière du CPAS en amont du processus décisionnel. De comptable, il est devenu conseiller en amont de la procédure et caissier en aval.

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